Startując z działalnością gospodarczą przed przedsiębiorcą stają ogromne wyzwania i problemy, ale jednocześnie otwierają się nowe możliwości. Jednym z wyzwań jest samodzielne rozliczanie firmy z osiąganych przychodów. Jest to niemiły obowiązek, który może zabierać przedsiębiorcy mnóstwo czasu. Jednak i tutaj można sobie pomóc decydując się na oddelegowanie księgowości do firmy profesjonalnie zajmującej się tymi tematami. Rozwiązanie takie ma swoje wady i zalety, jak wszystko w dzisiejszych czasach. W poradniku nakreślimy ten temat, aby decyzja o wyborze optymalnego rozwiązania była oparta na analizie faktów, również tych negatywnych, których jest zdecydowanie mniej, ale są.
Zalety współpracy z biurem księgowym
Zalet jest wiele, ale zaczynamy od tych najbardziej istotnych. Nadrzędną zaletą jest możliwość zredukowania kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Można jednak odnieść wrażenie, że to sformułowanie jest na wyrost. Przecież zlecając księgowość do biura rachunkowego musimy ponieść określone koszty, jednak robiąc analizę zysków i strat warto zwrócić uwagę na jedną rzecz – mianowicie koszty związane z ewentualnymi pomyłkami rozliczeniowymi.
W rozliczeniach z urzędami skarbowymi to przedsiębiorca ponosi pełną odpowiedzialność za błędy, które mogą sporo kosztować. Zatrudnienie biura rachunkowego może pomóc zredukować ilość błędów, albo nawet całkowicie je wyeliminować. Dlaczego piszemy głównie zredukować? Albowiem mylić się jest rzeczą ludzką i nawet profesjonalistom czasem zdarzają się błędy. Ważne jest jednak, aby tych błędów było jak najmniej, a to można uzyskać zatrudniając właśnie profesjonalne biuro księgowe. Samodzielne rozliczanie jest dobre, ale tylko wtedy gdy mamy na to czas i umiejętności. Same umiejętności mogą dzisiaj nie wystarczyć, ważna jest także aktualizacja posiadanych informacji i bycie ze wszystkimi zmianami na czasie. Prowadząc samodzielnie działalność gospodarczą wcale to takie proste nie jest, a czasem obciąża do tego stopnia, że przedsiębiorcy szybko tracą wigor i popadają w tarapaty.
Od biura księgowego możemy oczekiwać pilnowania terminów, rzetelności podczas rozliczeń oraz dokształcania pracowników w zakresie zmian w przepisach podatkowych. Gdybyśmy chcieli zatrudnić księgową na etat, musielibyśmy jej nie tylko opłacić pensje, ale również zadbać o jej wiedzę i zapewnić komfortowe warunki pracy. To byłby zdecydowanie większy koszt (przynajmniej na start), niż zatrudnienie biura księgowego.
Opcja oszczędzenia pieniędzy na starcie firmy jest sporym atutem, ale to nie koniec zalet. Inną jest zrzucenie części odpowiedzialności na biuro księgowe. Każde biuro posiada polisę OC, która jest wymagana przy prowadzeniu tego typu usług. W przypadku ewentualnych błędów księgowych, jesteśmy lepiej chronieni, gdy sytuacja awaryjna wystąpi, można skorzystać z polisy OC. Taka opcja lepiej chroni przedsiębiorcę i same biuro księgowe, które dokonało błędnego rozliczenia. Na szczęście sytuacje z błędami księgowymi nie występują często, oczywiście o ile mamy do czynienia z profesjonalnym biurem księgowym. Musimy zdawać sobie sprawę, że dzisiaj biuro księgowe może otworzyć praktycznie każdy, kto ma ochotę prowadzenia usług tego typu. Nie ma już sprawdzenia kompetencji i rzetelności. Rynek usług księgowych został uwolniony i dzisiaj nie ma ograniczeń. Tu też istotne jest sprawdzenie potencjalnego usługodawcy jeszcze przed podjęciem z nim współpracy, ale ten temat omówimy kompleksowo w innym artykule.
Wady współpracy
Współpraca z biurami księgowymi nie jest wolna od wad. Nie każdemu przedsiębiorcy podoba się udostępnianie danych firmie zewnętrznej. Jest to konieczność do przeprowadzenia rozliczeń, a pełna transparentność może czasem być niemile widziana. Co w takiej sytuacji zrobić? Zatrudnić księgową na etat? Zapewne tak. Jednak firmy, które nie mają nic do ukrycia nie powinny traktować to jako wady, ale w części newralgicznych branż, udostępniona osobom trzecim lista klientów może być tajemnicą firmową i głównie przez ten pryzmat trzeba to rozliczać i zaszufladkować do wad.
W większości biura księgowe są zaufanymi partnerami, dzięki którym możemy osiągać lepsze wyniki finansowe. Aby współpraca z biurem księgowym układała się jak najlepiej, należy porozumieć się z nimi co do zakresu świadczonych usług, odpowiedzialności oraz oczekiwań własnych. Gdy obydwie strony mówią jednym językiem, współpraca będzie przebiegała bezproblemowo i skorzystają na niej obydwie strony – zarówno przedsiębiorca, jak i biuro księgowe, które zyska lojalnego klienta, który będzie jeszcze polecał ich usługi innym firmom.
